會計檔案室特殊的檔案，它不同于普通的文書檔案，所以一般都會使用專業(yè)的裝具會計憑證密集架進(jìn)行儲存和管理。那么什么是會計檔案那？又要怎么用密集架進(jìn)行管理，下面來介紹下吧。

、什么是會計檔案

各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案，而會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料屬于會計檔案，需要用會計憑證密集架進(jìn)行儲存和管理。

第二、會計檔案的如何歸檔

（一）會計檔案的歸檔范圍

下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。

2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告。

4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；納稅申報表；會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

（二）會計檔案的歸檔要求

1.單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊并儲存進(jìn)會計憑證密集架中。

2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)的會計憑證密集架中進(jìn)行保管。

3.因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

4.單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案長不超過3年。

5.臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

（三）會計檔案的移交和利用

1.會計檔案的移交

（1）單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。

（2）紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

（3）電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

（4）單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

2.會計檔案的利用

（1）單位在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

（2）單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

（3）會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

第三、如何使用會計憑證密集架進(jìn)行管理

要建立專門的會計檔案室，并采購專業(yè)儲存裝具會計憑證密集架進(jìn)行儲存和管理，密集架可以節(jié)省大量的空間并提升儲存量，所以即使會計檔案很多也是可以儲存的，密集架擁有良好的安全性能，會計檔案是很重要的資料，假如丟失或者損壞很可能對公司造成財產(chǎn)損失，所以安全性要很好的保護(hù)，對財務(wù)人員的安全密集架也有保障，每列有制動鎖和防傾倒裝置，很好的保護(hù)了財務(wù)人員的安全，同時對于海量的會計檔案，如何高效管理是很重要的，而會計憑證密集架可以分類分列的管理，移動起來也輕松便捷，是性價比很高的裝具。

財務(wù)人員要用會計憑證密集架進(jìn)行管理，可以向密集架廠家進(jìn)行咨詢采購，專業(yè)的廠家會有人員進(jìn)行管理和使用的培訓(xùn)，并且密集架有長久的售后保障，對進(jìn)行會計檔案工作是很好的保障。